Värdegrund, strategier, riskkalkyler, certifieringar, lathundar, rutiner och dokumentation, de olika styrdokumenten är många i de flesta verksamheter. Inte minst i offentlig sektor.
Till vilken nytta? Den frågan ställs allt för sällan, särskilt av de som har i uppdrag att leda verksamheten och se till att den uppfyller sina mål: cheferna.
Visst behövs en rimlig mängd planering, guidning och administration för att säkra att allt går rätt till och anställda får rimliga ramar. Men det krävs balans, och på många håll sväller skrivbordsprodukterna så att det helt kantrar över. Resultatet blir en kultur där, som professorerna Mats Alvesson och Fredrik Sjöholm kärnfullt beskriver det i Dagens Nyheter (8/4), ”misstagsminimering är viktigare än målmaximering.”
Det blir ett självspelande piano om ingen sätter stopp
I en debattartikel varnar de för en osund kultur bland chefer i offentlig sektor, där många inte vågar ta egna initiativ av rädsla för att det ska innebära slutet på karriären. Istället lägger man resurser på riskminimering, och försöker hålla sig väl med andra inom organisationen. Professorerna skriver:
”Ställs krav på folk uppfattas man som en arbetsmiljöfara eller i alla fall en fridstörare. Om man undrar vad meningen är med den här planen, visionen, rutinen, dokumentationen eller den här beslutsordningen blir det dålig stämning. Gör man inte allt enligt föreskrifter och konventioner riskerar man prickningar eller värre, samt att få fiender bland de regelverksivrare och försiktighetsgeneraler som befolkar ledningsgrupper och staber.”
Det upplevda behovet av dubbla säkerhetsbälten för att säkra att inget går fel leder till växande administration. Där de administrativa avdelningarna växer, verksamheten fylls med anställda ut den bekväma ”laptopklassen”, gör pappershögarna och checklistorna också det. Det blir ett självspelande piano om ingen sätter stopp, och i slutänden blir det kärnverksamheten som blir lidande.
Alvesson och Sjöholm påpekar, och det är viktigt, att goda och välfungerande institutioner byggs av engagerade medarbetare. Sådana får man knappast av att anställa fler för att producera checklistor och dokumentationskrav, samtidigt som det råder brist på personal som utför det faktiska uppdraget – exempelvis sjuksköterskor i vården.
Då krävs mod att ta ett steg tillbaka, för att få syn på den administration som i ärligheten namn är helt onödig och stjälper mer än den hjälper. Att saker fungerar på pappret får aldrig överordnas målet att verksamheten fungerar ute i verksamheten bortom skrivbordet.
